Artikel 4 van de Europese AI-verordening zegt dat organisaties die AI-systemen aanbieden of gebruiken, moeten zorgen voor een voldoende niveau van AI-geletterdheid bij hun personeel. Wat het artikel niet zegt: hoe je dat moet vastleggen, welk certificaat je nodig hebt, of welk systeem je moet gebruiken. Er is geen wettelijk verplicht register en geen verplicht diploma.
Waarom zou je dan toch iets registreren? Simpel: als er ooit een vraag komt, van een toezichthouder, een klant, een ondernemingsraad of gewoon je eigen directie, dan wil je niet met lege handen staan. Een verplichting waar je niets van kunt laten zien, is in de praktijk lastig verdedigbaar. Dit artikel legt uit wat je vastlegt, welke vormen werken en hoe lang je het bewaart.
Wat leg je vast?
De kern van een goed dossier is dat een buitenstaander kan reconstrueren wat je organisatie heeft gedaan om medewerkers AI-geletterd te maken. Dat betekent minimaal:
- Wie: welke medewerkers hebben training gevolgd? Naam of personeelsnummer, functie of afdeling. Denk ook aan wie er (nog) niet getraind is, want dat is net zo relevant.
- Wat: welke training of welk lesmateriaal? Bewaar een korte omschrijving van de inhoud: welke onderwerpen kwamen aan bod, hoe lang duurde het, was er een toets of afsluiting?
- Wanneer: de datum van afronding. Zonder datum is een registratie weinig waard, want AI-geletterdheid is geen eenmalige gebeurtenis.
- Resultaat: is de training afgerond, is er een toets gehaald, is er een certificaat uitgereikt? Een verifieerbaar certificaat maakt je dossier sterker, ook al is het niet wettelijk verplicht.
- Opfrissers: AI verandert snel. Leg vast wanneer kennis is opgefrist of wanneer dat gepland staat. Een dossier uit 2025 zonder enige update daarna roept vanzelf vragen op.
Wil je een stap verder gaan, leg dan ook vast waarom je voor deze aanpak koos: welke AI-systemen gebruikt je organisatie, welke rollen lopen het meeste risico, en hoe sluit de training daarop aan? Artikel 4 spreekt over geletterdheid die past bij de context waarin AI wordt ingezet. Een korte notitie waarin je die afweging uitlegt, maakt je dossier een stuk overtuigender dan alleen een lijst met namen.
Welke vorm werkt?
Er is geen voorgeschreven formaat, dus kies wat past bij de omvang van je organisatie. Drie niveaus die in de praktijk werken:
1. De spreadsheet
Voor kleine teams is een simpele spreadsheet prima. Eén rij per medewerker, kolommen voor training, datum, resultaat en geplande opfrisser. Voeg een tabblad toe met een korte beschrijving van de trainingsinhoud en je afwegingen. Belangrijkste valkuil: de spreadsheet die niemand bijhoudt. Wijs één persoon aan die eigenaar is, bijvoorbeeld degene die ook het personeelsdossier beheert.
2. Het HR-systeem
Gebruik je al een HR-pakket met een opleidingsmodule, registreer AI-training dan gewoon daar, naast BHV en andere verplichte trainingen. Voordeel: het loopt mee met in- en uitdiensttreding, en herinneringen voor herhaling zijn vaak ingebouwd.
3. Het LMS-dashboard
Volgen je medewerkers een online cursus, dan houdt een leerplatform (LMS) automatisch bij wie wat heeft afgerond en wanneer. Een dashboard met voortgang per medewerker en uitgereikte certificaten is de meest complete vorm: je registratie ontstaat vanzelf terwijl mensen leren. Wie via een teamlicentie traint, krijgt zo’n overzicht er meestal bij.
Vuistregel: het beste systeem is het systeem dat over twee jaar nog klopt. Een eenvoudige spreadsheet die wordt bijgehouden verslaat elk geavanceerd dashboard dat niemand gebruikt.
Certificaten als bewijsstuk
De vorm van je registratie mag je zelf kiezen – en een certificaat met een publieke verificatiepagina maakt je registratie robuuster, omdat het bewijs niet alleen in jouw eigen administratie zit. Iedereen kan onafhankelijk controleren dat het echt is en wanneer het is uitgereikt. Hoe dat werkt, lees je in ons artikel over Open Badges en verifieerbare certificaten. Bewaar in je dossier in elk geval de verificatielink of het certificaatnummer per medewerker.
Hoe lang bewaar je het?
Ook hier schrijft de AI-verordening geen concrete bewaartermijn voor trainingsregistraties voor. Je zit dus in het gewone spanningsveld tussen aantoonbaarheid en de AVG, die zegt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig. Een praktische lijn:
- Bewaar registraties in elk geval zolang iemand in dienst is, want de verplichting om geletterdheid te borgen loopt door.
- Sluit na uitdiensttreding aan bij de bewaartermijn die je toch al hanteert voor opleidingsgegevens in het personeelsdossier, en leg die keuze vast in je verwerkingsregister.
- Geaggregeerde gegevens zonder namen, zoals “in 2026 heeft 92% van het team de training afgerond”, kun je langer bewaren voor verantwoording zonder AVG-complicaties.
Wees ook transparant richting je medewerkers: vertel dat je trainingsdeelname registreert, waarom je dat doet en hoe lang je het bewaart. Dat hoort bij de AVG, en het voorkomt onnodige argwaan over wat er met die gegevens gebeurt.
Een dossier is geen doel op zich
Eerlijk is eerlijk: een perfecte registratie van een slechte training is niets waard. Het doel van artikel 4 is dat mensen daadwerkelijk begrijpen wat AI kan, waar het misgaat en hoe ze er verantwoord mee omgaan. De registratie is het spoor dat die inspanning achterlaat, niet andersom. Begin dus bij goede training, en laat de administratie daar zo veel mogelijk automatisch uit volgen.
Praktisch stappenplan voor deze maand:
- Inventariseer welke AI-tools er in je organisatie worden gebruikt, ook de officieuze.
- Bepaal wie training nodig heeft en op welk niveau.
- Kies een registratievorm die past bij je omvang en wijs een eigenaar aan.
- Plan de eerste training én de eerste opfrisser meteen in.
Wil je zien hoe een cursus met ingebouwde registratie en verifieerbare certificaten eruitziet? Bekijk dan de cursus AI-geletterdheid of probeer eerst vrijblijvend de gratis module. Voor teams is er een licentie met voortgangsoverzicht, zodat je dossier vanzelf ontstaat.